Trưởng nhóm: chia số, chia chat và theo dõi cả luồng lead mỗi ngày
Dành cho TRƯỞNG NHÓM / QUẢN LÝ · Bản 5/5
0. Ai làm gì trong luồng lead
Phần tiêu đề “0. Ai làm gì trong luồng lead”| Chặng | Ai làm | Màn chính |
|---|---|---|
| Quảng cáo, landing, data về | Marketing | Marketing → Landing/Web, Danh sách data |
| Chia số, chia chat | Hệ thống tự chia theo luật trưởng nhóm đặt | Bán hàng → Chia lead; Chat sale → Chia chat |
| Gọi chốt | Telesale | Bán hàng → Telesales |
| Chat chốt | Chat sale (và Trợ lý AI nếu bật) | Bán hàng → Chat sale |
| Đăng đơn, đóng gói, giao | Kho vận | Kho vận → Vận đơn |
| Gọi giữ đơn, hẹn giao lại | Sale phụ trách / người care đơn | Telesales → Đơn hàng sale; Kho vận → Care đơn |
| Tiền COD, hàng hoàn | Kho vận + kế toán | Vận đơn → Đối soát |
1. Xem số đã chia cho ai
Phần tiêu đề “1. Xem số đã chia cho ai”Vào Bán hàng → Chia lead, tab Danh sách.
- ① Ô đếm: Chưa chia, Đã chia, Khách cũ, Về lại (trùng số), Chăm sóc. Ô Chưa chia lớn là có số đang nằm chờ.
- ② Dòng trạng thái máy chia: đang chạy, hôm nay đã chia, chưa chia, trượt (số chuyển người khác vì quá hạn chưa gọi), lỗi ghi nhận.
- ③ Người được chia và ④ Luật chia áp cho từng số.
2. Đặt luật chia số
Phần tiêu đề “2. Đặt luật chia số”Tab Thiết lập chia: mỗi dòng là một luật, ghi Số nào vào (nguồn), Chia cho (nhóm nào), Cách chia (ai ít việc nhất, về người đang phụ trách, xoay vòng).
- ① Thêm luật.
- ② Quá hạn chưa gọi: ví dụ 15 phút chưa gọi thì số trượt sang người kế tiếp.
- ③ Công tắc Đang chạy.
- ④ Luật Mặc định: số không khớp luật nào ở trên thì chia đều cho mọi sale.
Cách cấu hình từng ô: tài liệu có sẵn huong-dan-chia-khach/2026-10-29-cau-hinh-chia-so-tuan.
Sửa luật ảnh hưởng cả đơn vịLuật chia áp cho mọi số về sau. Sửa xong theo dõi tab Danh sách vài lượt chia đầu để chắc số về đúng người.
3. Chia chat cho người trực
Phần tiêu đề “3. Chia chat cho người trực”Bán hàng → Chat sale → tab Chia chat.
- ① Người được chat: bật công tắc người đang trực; Chat là được nhận và trả lời, Xem là chỉ xem.
- ② Cách chia đang khoá, bấm Sửa để chỉnh.
- ③ Cách chia: Chia đều (ai ít cuộc nhất nhận trước) hoặc Xoay vòng; có thể chỉ chia người đang trong ca, và xoay lại nếu không trả lời sau X phút.
- ④ Lịch sử chia: cuộc nào chia cho ai, Máy chia / Giao tay / Bị trượt / Chưa nhận.
Chia theo từng page, Zalo OA: tài liệu có sẵn huong-dan-chia-khach/2026-10-24-chia-chat-page-zalo-oa-huonglt.
4. Mỗi sáng: xem sale nào đang kẹt số
Phần tiêu đề “4. Mỗi sáng: xem sale nào đang kẹt số”Bán hàng → Telesales → tab Báo cáo: ① lead nhận, đơn chốt, tỉ lệ chốt, doanh số chuẩn cả nhóm; ② bảng từng sale: lead, chưa tác nghiệp (số đỏ), đơn chốt, huỷ, hoàn, phản hồi; ③ Cần xử lý ngay: ai còn bao nhiêu lead chưa gọi.
Với Chat sale xem tab Báo cáo của Chat sale: cuộc đang chờ trả lời, tốc độ phản hồi, trượt số theo người.
5. Mỗi tuần: kênh nào ra đơn
Phần tiêu đề “5. Mỗi tuần: kênh nào ra đơn”Marketing → Báo cáo Marketing, tab Sơ đồ kênh: ① Dòng tiền qua từng kênh vẽ đường đi từ ngân sách → kênh → data → chốt → doanh thu, thấy ngay kênh nào nhiều data mà ít chốt; ② Kết quả theo người chạy: doanh thu, số data của từng người chạy quảng cáo.
Kênh nhiều data mà tỉ lệ chốt thấp: xem lại chất lượng data cùng marketing (số rác, số trùng) trước khi trách sale.
6. Mỗi ngày: đơn kẹt ở kho và tiền chưa về
Phần tiêu đề “6. Mỗi ngày: đơn kẹt ở kho và tiền chưa về”Kho vận → Vận đơn → tab Báo cáo vận chuyển: ① COD chưa về; ② Cần xử lý ngay (đơn nhặt quá 2 giờ, đơn mới chờ quá 24 giờ). Tab Theo dõi đơn lọc Không giao được, Yêu cầu giao lại để giao sale gọi giữ đơn.
Ảnh chụp từ đơn vị demo ngày 02/11/2026. Dữ liệu trong ảnh là dữ liệu minh hoạ, số điện thoại và ảnh đại diện khách đã che.
Cần người hướng dẫn trực tiếp? Đội triển khai demo miễn phí theo đúng ngành của bạn.
Đăng ký demo