Kho vận: chuẩn bị đơn, giao hàng, theo dõi COD và hàng hoàn

Dành cho KHO VẬN giao hàng thu COD · Bản 4/5

Đường đi: Kho vận → Vận đơn

Quảng cáo / landing→Data về hệ thống→Chia số, chia chat→Gọi chốt · Chat chốt→Kho đóng gói, giao→Thu COD, hàng hoàn

1. Mở Vận đơn, tab Chuẩn bị đơn

Vào Kho vận → Vận đơn (①). Các tab (②): Chuẩn bị đơn, Theo dõi đơn, Đối soát, Báo cáo vận chuyển, Nhật ký giao hàng, Giao hàng nội bộ.

Ở Chuẩn bị đơn, đơn đi theo dãy (③): Đơn mới → Nhặt hàng → Đang đóng gói → Đã đóng gói → Đã bàn giao. Hàng ô màu phía trên lọc theo kênh bán (Facebook Ads, Zalo, Shopee…); ô Hoả tốc là đơn cần đi gấp.

Cột SLA (④) báo đơn còn trong hạn hay đã Quá hạn phải rời kho.

2. Đơn mới: kiểm kho, hãng giao, lấy mã vận đơn

Bấm Đơn mới. Với từng đơn:

① Đổi kho: đổi kho lấy hàng nếu kho mặc định hết hàng.
② Đổi đơn vị: đổi hãng giao (Viettel Post, GHN, GHTK, J&T… hoặc giao nội bộ).
Kéo bảng sang phải, bấm Lấy mã để đăng đơn sang hãng và nhận mã vận đơn. Đơn đã có mã thì muốn đổi kho, đổi hãng phải Huỷ mã trước (đơn quay về chưa đăng).

Cột Khối hàng lấy cân nặng, thể tích theo sản phẩm; cột Phí giao hàng là phí hãng tính.

Lấy mã và huỷ mã là thao tác thật với hãngLấy mã tạo đơn thật bên hãng vận chuyển (hãng có thể tới lấy hàng). Chỉ lấy mã khi đơn đã đúng kho, đúng hãng, đúng địa chỉ.

3. Nhặt hàng, đóng gói, in phiếu

Bấm Nhặt hàng (①). Đơn được gom thành phiếu nhặt (②): mỗi phiếu ghi số đơn, số món, người nhặt, tình trạng. Chọn đơn ở Đơn mới rồi bấm Tạo phiếu nhặt để gom; in lại phiếu bằng In lại phiếu nhặt (③).

Đóng gói xong: in nhãn bằng In phiếu giao hàng, khi giao cho bưu tá in In biên bản bàn giao. Ô Chưa in / Đã in giúp không sót đơn.

4. Theo dõi đơn đang giao

Tab Theo dõi đơn: ① đơn theo trạng thái hãng trả về: Đã đăng, Đang lấy hàng, Đã lấy hàng, Đang giao hàng, Đã giao hàng, Giao hàng một phần, Yêu cầu giao lại, Không giao được, Đã thanh toán, Đang hoàn, Đã hoàn, Huỷ vận đơn.

② Quá hạn: đơn giao lâu hơn mức cho phép. ③ Cột Đã rời kho và SLA cho biết đơn đi bao lâu rồi.

Mỗi ngày lọc Không giao được, Yêu cầu giao lại: báo sale phụ trách hoặc người care đơn gọi khách hẹn lại, trước khi hãng hoàn đơn.

5. Đối soát: tiền COD và hàng hoàn

Tab Đối soát (①) gom đơn đã kết thúc giao: Đã giao hàng, Đang hoàn, Đã hoàn, Bồi hoàn (②).

④ Cột Đối soát: Chờ thu tiền là hãng đã giao nhưng tiền COD chưa về; Đã thu tiền là đã ghi nhận tiền về. Ô tổng phía trên cột cho biết còn bao nhiêu đơn chờ tiền, chờ hàng.
③ Ô vàng Tít mã đơn / mã vận đơn gói hoàn về: hàng hoàn về kho thì quét mã trên gói vào đây để ghi nhận.
⑤ Cột Tác nghiệp: Hoàn hàng, chữ Chờ tạo phiếu là gói hoàn chưa làm phiếu nhập lại kho.

Đối chiếu tiền với bảng kê của hãngKế toán đối chiếu bảng kê COD của hãng với đơn trên hệ thống. Cách làm bằng file Excel có ở tài liệu huong-dan-ban-hang/2026-10-31-doi-soat-don-online-ke-toan-hungdv (soạn cho trang riêng tên.sandbox.com.vn; trên v2 tên nút có thể khác, chưa kiểm lại).

6. Báo cáo vận chuyển: tiền COD chưa về

Tab Báo cáo vận chuyển: ① COD chưa về: tổng tiền thu hộ hãng còn giữ. ② Cần xử lý ngay: đơn nhặt quá 2 giờ chưa xong, đơn mới chờ quá 24 giờ. ③ Các tab con: Đóng hàng, Giao hàng, Đối tác giao, Đối soát, Nguồn & khu vực.

Bảng So kho cạnh kho phía dưới so số đơn, quá hạn, COD chưa về, hàng hoàn giữa các kho.

7. Phần cho quản lý kho: kết nối hãng vận chuyển

Vào Kho vận → Kết nối giao hàng → tab Kết nối đơn vị vận chuyển. Chọn hãng (①), bấm Thêm tài khoản (②) để nhập tài khoản hãng cho từng kho; Cài thông số để đặt mặc định (người trả phí, cho xem hàng…). Chỉ người được giao quản lý kết nối mới sửa ở đây.

Tab Đánh giá đối tác giao hàng so tỉ lệ giao thành công, hoàn, thời gian giao của từng hãng theo tỉnh.

Ảnh chụp từ đơn vị demo ngày 02/11/2026. Dữ liệu trong ảnh là dữ liệu minh hoạ, số điện thoại và ảnh đại diện khách đã che.

Cần người hướng dẫn trực tiếp? Đội triển khai demo miễn phí theo đúng ngành của bạn.

Đăng ký demo