Hoá đơn điện tử và thuế: khai trước khi xuất hoá đơn đầu tiên

Đường đi: Kế toán → Hoá đơn & Thuế

F. Hoá đơn & thuế→G. Bảo mật→H. Sàn TMĐT→I. Thông báo nội bộ

1. Màn Hoá đơn & Thuế có gì

① Dãy tab: HĐ đầu ra, HĐ đầu vào, Bảng kê hoá đơn, Thuế GTGT, Thuế TNDN, Nghĩa vụ & hạn nộp, Mẫu hoá đơn, HĐĐT MeInvoice, HĐĐT ViettelInvoice. Khi mới cài, làm lần lượt bước 2 → 5 dưới đây; các tab HĐ đầu ra/đầu vào, bảng kê dùng hằng ngày về sau.

HĐ đầu ra lọc nhanh: Tất cả, Còn nháp, Thay thế, Điều chỉnh; ② Cài đặt để chọn cột hiện.

2. Xem mẫu hoá đơn có sẵn

Tab Mẫu hoá đơn ① liệt kê mẫu dùng khi lập phiếu mua hàng / hoá đơn đầu vào: hoá đơn GTGT (điện tử và giấy), hoá đơn bán hàng, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho gửi đại lý.

Đây là danh mục hệ thống: chỉ quản trị SandBox được thêm, sửa, xoá; đơn vị chỉ xem. Cần mẫu khác thì báo hỗ trợ SandBox.

3. Khai tài khoản hoá đơn điện tử

Tab HĐĐT MeInvoice → Tài khoản → Thêm mới: ① Tên tài khoản, Mã số thuế, UserName, Password của tài khoản MeInvoice mà doanh nghiệp đã đăng ký với nhà cung cấp hoá đơn. ② Tích Trạng thái mặc định cho tài khoản dùng chính. ③ Lưu thông tin.

Dùng ViettelInvoice thì vào tab HĐĐT ViettelInvoice (trên demo chưa mở tab này).

4. Cấu hình phát hành hoá đơn

Cũng trong tab MeInvoice, mở ① Cấu hình HĐĐT → Cấu hình chung:

② Hiện nút phát hành hoá đơn ở đơn thu ngân (bán tại quầy) và/hoặc đơn logistic (đơn giao hàng); hoá đơn phát hành xong để trạng thái Đã thanh toán hay không; dùng hoá đơn bán hàng.
③ Người được phép phát hành hoá đơn: chọn kế toán. Có thể lấy tên nhân viên bán hàng lên hoá đơn.
④ Loại hoá đơn tự động: Phát hành tự động hoặc Nháp tự động (tạo nháp để kế toán soát rồi mới phát hành). Bên dưới: tự phát hành / tự thay thế cho đơn thu ngân, và số phút chờ trước khi tự phát hành cho đơn logistic.
Tab Phương thức thanh toán bên cạnh để khai cách ghi thanh toán trên hoá đơn. Đổi xong bấm ⑤ Lưu.

5. Thông tin người mua ghi trên hoá đơn

Kéo xuống phần Thông tin khách hàng khi xuất hoá đơn:

① Tên, địa chỉ, mã khách vãng lai mặc định (khách lẻ không lấy hoá đơn, mặc định ghi “Bán cho người tiêu dùng”).
② Ghép thêm vào tên khách vãng lai: họ tên, số điện thoại, mã đơn, sàn TMĐT, theo thứ tự bấm mũi tên; chọn dấu ngăn giữa các phần.
③ Đơn sàn TMĐT khách không yêu cầu hoá đơn: lấy theo thông tin đơn của sàn hay dùng khách mặc định.
Cuối phần là thứ tự lấy thông tin người mua: khách đã khai thông tin thuế thì xuất theo thông tin đó; không thì lấy trên đơn/khách nếu đủ trường bắt buộc (mã số thuế…); thiếu thì chọn xuất bằng khách mặc định hoặc dừng và đưa vào danh sách xử lý tay.

6. Theo dõi nghĩa vụ và hạn nộp thuế

Tab Nghĩa vụ & hạn nộp: ① ô tóm tắt khoản phải nộp, thuế GTGT đầu ra, số phải nộp, khoản quá hạn. ② Bảng theo từng kỳ (tháng) với thuế đầu ra, đầu vào được khấu trừ, số phải nộp và Tình trạng. Kỳ ghi Chưa có số là chưa có hoá đơn phát sinh.

Tab Thuế GTGT, Thuế TNDN và Bảng kê hoá đơn cho kế toán đối chiếu khi làm tờ khai.

Tài khoản hoá đơn điện tử là mật khẩu thật của doanh nghiệp: chủ doanh nghiệp hoặc kế toán tự nhập trên máy mình, không gửi mật khẩu qua chat, Zalo hay cho nhân viên SandBox.
Hoá đơn đã phát hành là chứng từ thuế, không xoá được, chỉ thay thế hoặc điều chỉnh. Đơn vị mới nên để Nháp tự động vài tuần đầu, kế toán soát rồi mới phát hành.
Bật phát hành tự động là áp cho mọi đơn của cả đơn vị: thống nhất với kế toán trưởng trước khi bật.
Hai tab “HĐ tự động lỗi – Thu ngân / Logistic” là nơi gom đơn phát hành tự động bị lỗi: kế toán xem mỗi ngày.
Trên demo chưa nối tài khoản hoá đơn thật nên chưa phát hành thử; tab ViettelInvoice, Thuế GTGT, Thuế TNDN chưa mở chi tiết.

Ảnh chụp từ đơn vị demo ngày 02/11/2026. Dữ liệu trong ảnh là dữ liệu minh hoạ; số điện thoại, địa chỉ IP đã che.

Cần người hướng dẫn trực tiếp? Đội triển khai demo miễn phí theo đúng ngành của bạn.

Đăng ký demo