Care đơn: gọi khách giữ đơn đang giao, giảm hàng hoàn

Dành cho CARE ĐƠN (giữ đơn, giảm hoàn) · Bổ sung

Đường đi: Kho vận → Care đơn · Kho vận → Vận đơn → Theo dõi đơn

Quảng cáo, data về→Chia số, chia chat→Gọi chốt · Chat chốt→Kho giao hàng→Giữ đơn (care đơn)→Thu tiền, công nợ→Chăm sóc, mua lại

1. Care đơn làm gì, ai làm

Sau khi kho đăng đơn sang hãng, đơn còn nhiều ngày trên đường. Người care đơn gọi khách khi cần: nhắc nhận hàng, hẹn lại giờ giao, xử lý khi khách đổi ý, khi bưu tá báo không giao được. Mỗi lần gọi thì ghi lại trạng thái care đơn để cả nhóm biết đơn đang ra sao.

Việc	Ai làm	Ở đâu
Bật care đơn, nối tài khoản care với nhóm sale	Quản lý	Care đơn → Cấu hình care đơn
Chia đơn cho nhóm / người care	Quản lý kho	Care đơn → Chia số care đơn thủ công
Gọi khách, cập nhật trạng thái care	Nhân viên care đơn	Vận đơn → Theo dõi đơn
Xem kết quả care	Quản lý	Care đơn → Báo cáo care đơn

2. Quản lý kho: chia đơn cho nhóm care

Vào Kho vận → Care đơn → tab Chia số care đơn thủ công (①), tab con Chia nhóm care đơn (②).

③ Chọn phòng ban và nhóm care đơn ở cột trái (ô Đã chia cho biết nhóm đã nhận bao nhiêu đơn).
④ Góc phải ghi Số đơn chưa chia.
⑤ Chọn nhóm cho từng đơn ở cột Chọn đội nhóm, hoặc dùng Chia ngay / Chia đơn hàng loạt để chia nhiều đơn một lần.

Tab con Chia user care đơn chia tiếp từ nhóm xuống từng người. Nhóm chưa gắn người care thì màn ghi “Nhóm này chưa có user care đơn”: thêm người ở tab Cấu hình care đơn.

Chia là ghi thậtChia đơn lưu ngay và người nhận thấy đơn trong việc của mình. Chia nhầm thì chia lại cho đúng nhóm, báo người nhận nhầm.

3. Nhân viên care: gọi khách và cập nhật trạng thái

Vào Kho vận → Vận đơn → tab Theo dõi đơn. Lọc đơn cần gọi: Không giao được, Yêu cầu giao lại, Quá hạn. Trên dòng đơn có nút Gọi khách và Cập nhật trạng thái care đơn.

Bấm Cập nhật trạng thái care đơn: ① xem lại khách, số, đơn vị giao, mã vận đơn, trạng thái care hiện tại; ② chọn trạng thái mới (bắt buộc); ③ ghi chú (để trống thì giữ ghi chú cũ); ④ bấm Cập nhật.

4. Chọn đúng trạng thái care

Danh sách có 25 trạng thái, gõ vào ô Tìm nhanh để lọc. Một số trạng thái hay dùng:

Trạng thái	Khi nào chọn
Chờ care đơn	Đơn chưa ai gọi
Đã yêu cầu giao lại	Khách hẹn lại, đã báo hãng giao lại
Giao ngay / Chờ giao	Khách xác nhận nhận hàng
Khách từ chối nhận	Khách không lấy nữa (đơn sẽ hoàn)
Kho đóng thiếu hàng	Khách báo thiếu món: báo kho
Bưu cục không có bưu tá giao, Thiên tai	Lỗi do hãng / khách quan
Hoàn tất xử lý khiếu nại	Đã xử lý xong phàn nàn của khách

Tên đầy đủ các trạng thái do đơn vị cài; hỏi quản lý nếu không chắc chọn cái nào.

5. Quản lý: xem kết quả care

Tab Báo cáo care đơn: mỗi dòng là một người care. ① Phần Hôm nay: đơn đã nhận, số lần tác nghiệp care. ② Phần Tổng hợp: đã nhận, đang care, chưa care, care thành công, hoàn… ③ Xem doanh số để xem tiền của các đơn đã giữ được.

Tab Báo cáo tác nghiệp care đơn xem chi tiết từng lần gọi; chỉ xem tối đa khoảng 93 ngày một lần.

Ảnh chụp từ đơn vị demo ngày 02/11/2026. Dữ liệu trong ảnh là dữ liệu minh hoạ, số điện thoại và ảnh đại diện khách đã che.

Cần người hướng dẫn trực tiếp? Đội triển khai demo miễn phí theo đúng ngành của bạn.

Đăng ký demo